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La memoria anual, un documento estratégico

La memoria anual de una entidad es un documento en el que se resumen las principales actividades realizadas por la empresa y el balance económico del año al que se refiere. Pero, además, este documento puede llegar a tener un valor estratégico para una empresa, ya que si esta información que incluye está debidamente plasmada y enfocada hacia el público al que va dirigida, puede convertirse en material promocional que genere un alto valor añadido para la empresa.
Por ello, redactar memoria anual es mucho más que incluir una sucesión de textos, fotos, tablas y datos indicando actuaciones y resultados. Cuando la memoria anual se utiliza como un documento de presentación de la empresa a nivel interno, a nivel de socios, de clientes y de posibles inversores, todo debe estar perfectamente estudiado y estructurado.
En este sentido, el trabajo de redactar una memoria anual debe de estar correctamente estructurado y orientado hacia el público objetivo al que nos queremos dirigir, por lo que todos los aspectos, como el diseño memoria anual, la maquetación memoria anual y, por supuesto, el contenido de la misma han de estar cuidadosamente estudiados.
Es difícil que una empresa cuente con personal experto en la elaboración de la memoria anual. Sin ninguna duda, el personal técnico de los diferentes departamentos podrá aportar la información necesaria para la elaboración del contenido propiamente dicho, pero la estructuración de contenidos, el diseño de la memoria anual y la maquetación de la misma han de ser realizados por profesionales expertos. Contar con una consultora especializada en comunicación puede ser la opción más acertada.

Estructura de la memoria anual
Pese a que la memoria anual es un documento que cada entidad debe orientar a su caso particular y enfocar a su público, se pueden indicar algunos elementos generales que suelen ser comunes en este tipo de informes.
El índice de la memoria es un apartado esencial y éste se ha de realizar una vez que esté clara la estructura final que va a tener el documento.
En toda memoria corporativa hay una serie de capítulos que siempre han de estar presentes:

  • Información institucional: esta ha de incluir una presentación de la visión estratégica de la empresa. Es muy apropiado que incluya un texto, en forma de carta generalmente, escrito por el representante legal de la institución.
  • Información corporativa: que indica el organigrama de la empresa, los principales cambios que ha habido a nivel de cargos, de personal, así como la información de la composición accionarial de la entidad.
  • Información técnica: incluye un resumen de las actividades más representativas y de los resultados más significativos conseguidos por la empresa en ese año.
  • Información económica: refleja el balance económico de la empresa. Es muy importante en este punto que se constante la fiabilidad de la información que se incluye. Un certificado de la empresa que ha realizado la auditoría contable de la compañía en el que se acredite la veracidad de los resultados indicados es fundamental.
  • Análisis de los resultados: este es un apartado esencial en la memoria. En él se ha de realizar un comentario objetivo y ameno sobre los resultados económicos, el cumplimiento del presupuesto y la planificación de actuaciones correctoras, si fuera preciso. La información recogida en este capítulo ha de estar orientada hacia el público objetivo de la empresa.

Diseño de la memoria anual
Cuando se elabora la memoria anual, el contenido es un aspecto básico, pero también se han de considerar otros aspectos que contribuyen a mejorar la calidad de la misma. En este sentido, el diseño de la memoria ocupa un papel preponderante.
Es importante tener en cuenta que la memoria corporativa ha de tener una maquetación adecuada y un bonito diseño, pero más que por la belleza del mismo ha de destacar por ser adecuado a lo que representa. Es decir, las imágenes y los elementos gráficos que utilicemos han de estar relacionados con la propia imagen de la empresa.
El lenguaje con el que está escrita la información es también muy importante. Hay que tener en cuenta que en la memoria, los hechos y los datos se han de transmitir con un formato determinado, muy alejado de la escritura que podría ser propia de una novela o un relato.
Es preciso que se planifique con antelación el formato que va a tener la memoria: si se va a publicar en papel o se va a hacer exclusivamente en formato digital. Es importante esta previsión cara a tener en cuenta el importe de la misma.
Y una vez finalizado el documento, en formato papel o digital, es preciso hacer un esfuerzo importante para que la difusión de este sea adecuada. Para ello se puede organizar una presentación, además de tener preparada una base de datos de personas a las que se va a dirigir el documento.
Todos estos pasos confirman una vez más la conveniencia de contar con expertos en comunicación que presten el debido asesoramiento.