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Si de algo se está hablando en el contexto político, es de la transparencia hacía la ciudadanía. Encontramos este debate en la política nacional, pero sobretodo en el marco político más local.

Si analizamos las últimas elecciones municipales, durante los días de campaña todos los partidos hablaban de la necesidad y de sus propuestas de cara a mejorar la transparencia y el flujo de información entre ayuntamientos y ciudadanos con todo lo que ello representa en una sociedad democrática. Consultar y dar la opción a incorporar la opinión de los ciudadanos en las mesas de debate de las instituciones políticas es uno de los ejes principales sobre los que se articulan todas estas iniciativas de transparencia y participación.

Ahora, una vez pasadas las elecciones, toca implementar esta hoja de ruta hacía la transparencia. Una tarea no fácil pero obligada si queremos hacer realizada unas promesas y materializar una exigencia de la sociedad actual.

Aunque los objetivos son distintos, el proceso que deben de dar las instituciones es muy similar al que tienen que dar las empresas en sus procesos de digitalización del negocio. Al final, todo se basa en implementar nuevas herramientas y modificar procesos tomando como base las posibilidades que ofrece actualmente la tecnología.

En este artículo, hemos reflejado nuestra experiencia en los procesos de digitalización de empresas y lo hemos exportado a la realidad de las instituciones locales en el marco social, económico y cultural actual.

Pasos y capas de información y comunicación.

El primer paso de todo este proceso sería el de realizar una serie de auditorías.

Por un lado hay que auditar la realidad social y demográfica de la ciudad en cuestión para analizar la capacidad de asimilar el uso de las tecnologías por parte de sus habitantes y ver el nivel de uso que se podría dar en su contacto y comunicación con el Ayuntamiento. Como resultado, se debería de fijar una serie de fases de implementación y una división por capas en las que se priorice no solo aquellas necesidades que más demanda la sociedad local, sino que también aquellas que se considere que la sociedad local en cuestión está preparada para asumir y, por su parte, la institución este preparada y pueda generar. Por ello, en paralelo se debería de trabajar una auditoría de procesos y recursos dentro de la institución local con el objetivo de definir: procesos de trabajo, datos, uso y almacenamiento de los datos y recursos tecnológicos disponibles.

Con estos trabajos previos, se elaboraría un análisis de situación que serviría para definir por fases, el flujo de información y acciones que desde la administración se va a ofrecer a los ciudadanos y viceversa, cómo hacemos accesible aquella información y/o tramites, comunicación, etc, que los ciudadanos quieren obtener en un primer momento con su Ayuntamiento.

De la trazabilidad de los datos obtenidos en estas dos primeras auditorías, se realizaría un programa de implementación con objetivos, calendario, KPI’s, etc.

Quedaría una tercera pata, que es el nexo de unión entre ciudadanos e institución y un elemento fundamental en la generación y difusión de información y comunicación. Estaríamos hablando de la propia ciudad como canal de comunicación y generación de datos. Los elementos que componen una ciudad: urbanismo, transportes, servicios, etc. deben de analizarse y auditarse como puntos generadores de información y como canales de conexión.

No tiene sentido generar portales o herramientas que permitan la comunicación y la consulta de datos, si nuestra ciudad no da herramientas para poder consultar estos datos por parte de los vecinos o bien implementamos sistemas de medición para que la ciudad, su estructura e infraestructuras, nos permita obtener información del día a día de la ciudad para su consumo y análisis.

En este punto hablamos de zonas de conexión vía espacios wifi públicos, hablamos, no solo de monitorizar por ejemplo los datos de transporte, de zonas de aparcamiento, de polución, etc, sino que de realizar una integración de todos estos elementos en un único sistema que nos permita monitorizar, informar a los vecinos y trazar todos estos datos obtenidos de cara a lo que podríamos denominar “inteligencia digital urbana”. Datos que analizados nos permitan tomar decisiones estratégicas para el buen funcionamiento de la ciudad y la mejora de la calidad de vida de sus vecinos.