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En el día a día de nuestro despacho observamos como las empresas están mostrando un interés creciente en el desarrollo de estrategias y acciones de comunicación interna. De hecho, en el último año hemos participado en el desarrollo de tres proyectos centrados en definir acciones, estrategias y herramientas que permitan poner en marcha y gestionar un plan estratégico de comunicación interna en empresas del sector químico, alimentación y servicios.
Si algo tenían en común estas empresas cuando contactaron con nosotros, era que iban a vivir cambios importantes dentro de sus estructuras y les preocupaba cómo poder comunicarlo a sus empleados y proveedores de forma clara. Esta situación que vivieron nuestros clientes es común dentro del contexto social y económico en el que vivimos. Las transformaciones sociales y económicas afectan directamente a las empresas y esta transformación corporativa necesita de comunicación interna.

A la hora de desarrollar un plan de comunicación interna es fundamental que la organización esté convencida de su utilidad y no sea una acción más para inculcar valores corporativos de forma directa. Por nuestra experiencia sabemos que los empleados están cansados de oír que “somos sostenibles”, “conciliamos la vida personal y laboral”, “hemos mejorado la facturación gracias al trabajo conjunto”, etc. Son mensajes que desde el punto de vista corporativo, debemos de transmitir, pero no es el objetivo último de la comunicación interna ni el único canal para hacerlo.
Por nuestra experiencia, aconsejamos adaptar estos valores a aspectos más prácticos para los empleados, por ejemplo, informarles del menú del comedor y de las calorías del mismo, darles herramientas de tele-trabajo o generar una herramienta que les permita compartir coche o conocer a tiempo real el servicio de bus o metro más próximo al despacho.

La comunicación interna debe de ser una herramienta más dentro de nuestra empresa que ayude a que todo funcione bien y a generar trabajo, ideas, crecimiento personal y profesional y beneficio corporativo siempre que el usuario, en este caso el empleado, la considere como algo útil en el desarrollo de su trabajo y vea los resultados de su aportación. Éste debe de ser el punto de partida. Las empresas deben de ser conscientes de ello y deben de tener claro que la puesta en marcha de un plan de comunicación interna modificará la forma de comunicar y de actuar, que pasará a ser más abierto y transversal.
Esto puede llevar, por ejemplo, a que los directivos tengan un perfil de twitter activo y operativo, a generar foros de discusión y análisis dentro de la intranet o en la propia red; o que podamos realizar un chat con distintos jefes de departamento. Si esto no se ve como una amenaza, como un peligro y sí que se ve como una oportunidad de cohesión interna, de generación de conocimiento y de mejora operativa de la organización, es cuando estaremos preparados para empezar a desarrollar un plan de comunicación interna.

Problemáticas detectadas:
El problema es que muchas veces queremos empezar a comunicarnos con nuestros empleados cuando tenemos una problemática a la vista. Queremos articular herramientas internas para jugar el rol de controlador de aquello que se dirá, pero no sirve para nada. Principalmente por dos motivos: el primero es que los usuarios no verán la utilidad de estas herramientas a corto plazo y por ese motivo no las utilizarán. El segundo motivo es por que verán que se han puesto en marcha para el control de aquellos comentarios que se realizan,  y si salta un crisis en la compañía nadie opinará ni dirá nada al respecto en este canal y utilizarán otros canales y herramientas externas para hacerlo. En este punto corremos el riesgo de que los canales que facilitamos no se utilicen porque los empleados no creen en ellos, o bien se pongan en contra de la organización. La comunicación interna requiere de tiempo y necesitamos estar preparados y tenerlo todo bastante anclado para afrontar situaciones de crisis internas.

En los proyectos de comunicación que hemos desarrollado desde Gimeno 111 hemos transmitido la necesidad y basado nuestro trabajo en tres aspectos:

  • Ser transparentes: informar de toda aquella información que consideremos de interés para nuestros empleados y que de valor para el buen funcionamiento de la empresa y hacerlo de forma clara y rápida.
  • Establecer unos protocolos de comunicación, gestión y uso de las herramientas que vamos a utilizar en nuestro plan estratégico de comunicación interna a medio plazo.
  • Adaptación de la organización hacía un enfoque más activo y transversal de la comunicación dentro de la misma.